El Gabinete de Comunicación en la Administración Electrónica (Parte II, de IV)

M. Luisa Cárdenas // Fuente: www. razonypalabra.org.mx

miércoles 22 de octubre de 2014, 12:37h
La telefonía móvil ofrece otras alternativas para conectar rápidamente con los periodistas. El servicio SMS permite contactar a la vez y de manera inmediata con los medios. Se enviará a través del propio móvil o del correo electrónico, una vez activada la cuenta de e-mail, se podrá gestionar y remitir sus mensajes a cuantos móviles se precise como si de un correo electrónico se tratase. El sistema permite además el envío a listas de distribución, por lo que se puede seleccionar los grupos a los que se quiere remitir la información. Los mensajes a través del móvil sólo se utilizarán para temas de máximo interés. Para ello es necesario contar no sólo con la dirección digital de los profesionales de las redacciones sino que además se ha de conocer también su número de teléfono móvil.

Existen servicios como CIUDAD SMS para que las instituciones dispongan de una herramienta para optimizar su contacto y relación con el ciudadano a través de este sistema.

Existe una versión mejorada MMS (Multimedia Messaging System), mientras que SMS es sólo para texto, con este nuevo sistemas se pueden enviar y recibir datos multimedia (fotos digitales, vído, etc.).

d. WAP (Wíreless Application Protocol)
WAP es un protocolo basado en los estándares de Internet que ha sido desarrollado para permitir a los teléfonos celulares navegar a través de la red. Con esta tecnología se pretende que desde cualquier teléfono celular se pueda acceder a la información que hay en la red así como realizar operaciones de comercio electrónico. Estos nuevos servicios obligan al Gabinete a colgar su información en la red para que los periodistas puedan acceder desde cualquier punto a los contenidos que ofrece la institución.

Este sistema también posibilita la recepción y distribución de información a través de terminales móviles, aparatos con pantalla de reducido tamaño y memoria limitada, capaces de mostrar al destinatario informaciones breves, de texto, imágenes y sonido. El Gabinete de comunicación también podrá remitir la información relevante a los móviles de los profesionales, es conveniente hacer uso de estos servicios para información de urgencia, para ofrecer otro tipos contenidos se puede recurrir a los medios tradicionales.

e. Correo electrónico
El Gabinete ha de contar con su propio correo electrónico para atender las peticiones de los periodistas. De este modo las comunicaciones no se limitarán al contacto directo o a través del teléfono, es otra vía que se abre.

2. Gestión de los medios institucionales
El Gabinete no sólo se relacionará con medios ajenos a la institución sino que además se encargará de la gestión de los suyos: publicaciones, medios audiovisuales y digitales. Obviamente, no siempre las instituciones cuentan con ellos o si disponen no siempre los coordina.

a. Web institucional
La Administración en Internet, lo que la jerga tecnológica se llama e-gobierno, en el caso de España, según sus propios responsables, tiene una información todavía pasiva y estática, y apenas pueden ofrecer trámites electrónicos porque existe poca comunicación entre ellas, aunque como se ha expresado anteriormente se está trabajando en mejorarla, existen excepciones como las páginas de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social, entre otras.
Estos datos son revelados por un estudio de la Universidad estadounidense de Brown, publicado en octubre de 2004, un equipo de investigadores analizó lo que se ha venido en denominar la administración electrónica de 198 países, los datos colocan a España en el puesto 77. Según el actual director general de Modernización de la Administración, Domingo Laborda, cuyo trabajo consiste en impulsar y unificar criterios en e-gobierno de España, en declaraciones a El País (2004, p. 36), expresa: “Nadie sabe cuántas páginas web de la Administración hay. Aparte de los dos centenares de páginas de la Administración Central del Estado, las autonómicas y municipales suman varios miles”. Sobre su calidad, reconoce que hoy día “la situación está muy lejos de ser buena, estamos en un puesto en la tabla que cualquier otro indicador económico no nos daría”. Según Laborda, el principal síntoma de atraso en las páginas públicas es que la información es unidireccional, pasiva. En el e-gobierno hay varios niveles, el primero es el servicio de información estático; por ejemplo, poder consultar el programa de fiestas un pueblo. Este nivel es el más extendido. La información puede variar y ofrecer desde el número de habitantes, organigrama de la institución, servicios que se ofrecen, etc.; hasta útiles e intuitivas repuestas a las preguntas más frecuentes de un departamento, o un texto del Boletín Oficial del estado (BOE) de miles de palabras.

El segundo nivel es el de los servicios interactivos, es el que define la administración electrónica, también aglutina distintos temas, desde hacer la declaración de la renta, hasta participar en foros y chats. Un ejemplo de ellas es la Agencia Tributaria ésta ya daba servicios online al ciudadano en 1998, y su trabajo ha sido reconocido con premios internacionales. Desde su ordenador, el ciudadano puede consultar y modificar su información fiscal o acceder a subastas públicas de bienes. También hay atención al ciudadano por chat, para resolver dudas.

Las instituciones tienen una presencia desigual en Internet. El gran número de páginas supone un riesgo para localizarlas, “son muchas las webs que navegan sin rumbo, perdidas por el ciberespacio, abandonadas por sus creadores”(De Moragas y otros, 2002, p.5).

Las webs institucionales presentan diferentes diseños y contenidos dependiendo de las necesidades de cada una de ellas. Por ejemplo, la de los municipios y ciudades suelen aportar información coincidente relacionada con el ayuntamiento: el saluda del alcalde, la relación del equipo de gobierno, concejalías, grupos políticos, comisiones de gobierno y plenos municipales. También se utiliza la red para fomentar el turismo, para ello ofrecen información referida a la ciudad, su historia, monumentos, ubicación, economía, población, industria, gastronomía, fiestas y agenda de actuaciones. Asimismo, incluye singularidades, dependiendo de las características y necesidades de la localidad a la que representan. En algunas se puede acceder a los medios locales, a las revistas digitales (internas o externas), la televisión y la radio municipal. La web municipal también incluye servicios que permiten la interacción. Ofrece distintas alternativas a sus ciudadanos para participar en la gestión municipal, lo pueden hacer a través de un buzón de sugerencias.

También la web permite el acceso a la gestión del Gabinete de Comunicación, desde las páginas secundarias es posible la consulta de las convocatorias, dossieres informativos, notas de prensa y acreditaciones de prensa. El sistema multimedia también posibilita la retransmisión de los actos institucionales. Hoy gracias a las cámaras digitales las imágenes se sirven en la web de la institución y los medios disponen en cualquier momento de ellas. De este mismo modo se obra con las fotos. Algunas instituciones ofrecen galerías de imágenes de los distintos actos en sus páginas web, éstas son frecuentadas por los ciudadanos que se ven representados, especialmente los de pequeñas localidades; los periódicos también se sirven de ellas.

Otro de los servicios que ofrece la red es la interacción con los periodistas, se puede responder a sus preguntas y remitirles la documentación que solicitan a través del correo electrónico. Además no sólo atienden a los medios convencionales, la demanda crece, los Gabinetes reciben peticiones de los nuevos diarios digitales.

La aplicación de las nuevas tecnologías en la gestión del Gabinete requiere que sus profesionales tengan conocimiento acerca de estos nuevos sistemas para obtener un mayor rendimiento; si no lo tiene se recomienda que se cuente con los servicios de un especialista. El diseño y actualización de la web precisa de un mayor número de personas en el Gabinete y que se adquieran equipos más sofisticados, esto hace que sólo las instituciones con mayores recursos económicos puedan aplicar las nuevas tecnologías y se adapten a los nuevos tiempos.

En la mayoría de las ocasiones el diseño de las webs se realiza fuera de la institución. Sin embargo, sería aconsejable los responsables del Gabinete participasen en el diseño para que de este modo se ajusten a la filosofía de la institución y se conviertan en una herramienta útil con información actualizada en todo momento. Por el contrario, serán instrumentos estáticos de información, sin recibir todas las sinergias de producción y gestión de información que pueden derivar de una institución digitalizada (De Moragas y otros, 2002, pp.27-28).

Sin embargo, de nada servirá la actuación hacia la administración electrónica si no se logra la utilización de medios digitales entre la población. Para ello, como se expresaba anteriormente, se ha actuado en todos los niveles de la administración: local, autonómico y nacional. También en el ámbito europeo se ha puesto en funcionamiento un plan denominado Proyecto e-Europa ([email protected], 2003, pp. 15-18)), surge en 1999 como respuesta al diferencial que presenta este continente con respecto a Estados Unidos, en la aplicación cotidiana de las tecnologías de la información y comunicaciones en el ámbito económico y social. Esta iniciativa pretende resolver problemas estructurales europeos: acceso caro y reducido a Internet, baja formación digital, falta de acción emprendedora en la economía digital y un sector poco activo. Para corregir estas deficiencias propone cambios en la Unión Europea que garanticen la transformación: Un acceso de banda ancha ampliamente disponible y a precios competitivos y una infraestructura de información segura.

Su objetivo es que Europa cuente con:
- Unos servicios públicos en línea modernos
- Una administración electrónica

- Unos servicios electrónicos de aprendizaje
- Unos servicios electrónicos de salud
- Un entorno dinámico de negocios electrónicos
También se puso en marcha un proyecto de ámbito estatal denominado INFO XXI que tubo como objetivo el desarrollo de la Sociedad de la Información en España, incorporando las tecnologías de la información y las comunicaciones en todos los ámbitos económicos y sociales. Este proyecto ha evolucionado al denominado España.es centrado en tres grandes actuaciones:
1. Reforzar la oferta de contenidos y servicios que favorezca la demanda de Internet.

2. Mejorar la accesibilidad en sentido amplio, ofreciendo puntos de acceso público y reforzando la formación y la comunicación en este campo.

3. Conectar a los nuevos servicios que ofrece Internet a la pequeña y mediana empresa, aumentando su relación de negocios a través de la red.
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