El Gabinete de Comunicación en la Administración Electrónica (Parte IV, de IV)

6. El medio es muy nuevo y ello significa que las rutinas se inventan cada día a medida que sus profesionales van madurando. Esto conducirá a que el Gabinete esté al corriente de dichas evoluciones para atender adecuadamente sus demandas.

El Gabinete de Comunicación institucional ha de adaptarse a las necesidades informativas de estos nuevos medios, sus demandas han cambiado. El tiempo que le dedica un receptor de promedios se sitúa entre los 10 y 13 minutos por visita, mientras que el tiempo de lectura convencional de un periódico está establecido en un periodo de unos 35 minutos, este dato hace concluir a Canga y a su equipo (2000, 182) que el receptor /medio no entra en la edición digital para leer todo el periódico, sino para buscar una información concreta, además este soporte no invita a leer, tanto las dificultades que propicia la pantalla como la falta de estilo de redacción propio lo hacen aún menos atractivo.

No utilizan recursos clásicos en el diseño de sus contenidos:
1. El columnado desaparece, por lo que los textos enviados han de tener una sola anchura de composición.

2. No necesitan numerar las páginas, porque cada una de ellas es una información y se accede a ellas a través del sumario.

3. La jerarquización de la información viene dada a través del orden que ocupa en la relación de noticias que conforman la sección, van ordenadas de mayor a menor importancia. Para que la información enviada la ubiquen en los primeros puesto ha de resultar muy interesante al periodista.

4. El diseño de la “web site” es muy sencillo y está confeccionado para que sea asimilado por cualquier receptor de perfil medio/bajo en lo que a conocimientos informáticos se refiere. Existen numerosas opciones para acceder a las informaciones desde diferentes puntos, esto facilita enormemente la navegación por el medios digital.

5. El nuevo medio incorpora dos elementos imposibles de incorporar en el impreso y que el Gabinete también podrá remitir en la información enviada:
a. Imágenes en movimiento: tanto en vídeo como infografías. También se envían fotografías aunque éstas no se utilizan en toda su potencialidad, es bastante escaso el uso que se hace de ellas, debido a problemas técnicos, la imagen conlleva un gran volumen de memoria y ello ralentiza la entrada en páginas gráficas.

b. Sonido: que aportará más información al texto informativo.

Contenidos de la información
El nuevo profesional de los medios digitales tendrá que hacer las tareas propias de un periodista, deberá informar y para ello ha de estar capacitado de sintetizar flujos de información para devolverlos a las audiencias una vez sintetizados, indexados y referenciados. La diferencia estriba en que ellos trabajan con un medio que se sirve de las nuevas tecnologías, por lo que el Gabinete se deberá adecuar a sus necesidades y a las posibilidades que éstas les presentan. Según Virginia Luzón, “con la entrada de la redacción digital, el periodista no sólo redacta la información, sino que se hace responsable total de la noticia que produce, también selecciona las imágenes y edita el vídeo que se difundirá” (Luzón, 2000).

El Gabinete transformará su forma de actuar al relacionarse con los nuevos diarios, ya que éstos elaboran las noticias con una estructura y unos elementos distintos, además de su producción y el modo de transmitirlas. Este profesional ha de conocer este cambio para que sus mensajes coincidan con los elaborados por los medios digitales para que sean aceptados y difundidos sin que le modifiquen su contenido, este será el fin último, hacer que la información que envía se publique del mismo modo. Actualmente es posible enviarlos en su mismo formato, lo que permite al periodista, siempre que se ajuste a sus intereses, volcarlo sin tener que picar el texto, e incluso conservar sus enlaces.

1. Los textos. Hasta ahora no están pensados para leerlos en la pantalla sino en el papel, un alto porcentaje de la información que se publica en el periódico impreso se difunde en su edición electrónica. Las ediciones electrónicas tienen un 10% menos de información que en las del papel (Canga y otros, 2000, p. 180). Las normas de redacción de un texto han de coincidir con el impreso, ha de ser correcto en cuanto a las normas impuestas, sencillo y breve (aunque profundo). No hay que olvidar, que el texto es la parte fundamental de la noticia por la facilidad que supone su descarga frente a las imágenes (especialmente si son en movimiento) y los sonidos que ocupan más espacio en bites.

2. La extensión de la información es menor que en los medios impresos por lo que habrá de ajustarse a la dimensión de sus noticias; no obstante, se aportará documentación anexa para posibles enlaces. Se recomienda que los documentos menús de acceso a otros documentos se sitúe alrededor de las 20 líneas. No obstante, se le puede ofrecer la opción al usuario de acceder al documento completo e incluso imprimirlo o transferirlo a su ordenador. Si en alguna ocasión la institución requiere el uso de un documento extenso pese a que provoca dificultad y desorientación al leerlo en la pantalla del ordenador, Díaz (2001, p. 212) propone las siguientes soluciones: fraccionarlo a través de epígrafes en otros más breves enlazados entre sí a través de epígrafes; incluir enlaces que puedan amenizar la lectura hacia otros documentos; o utilizar recursos visuales que rompan la monotonía (imágenes, infografías, etc.). En todos estos casos, es conveniente poner un índice con enlaces a los distintos apartados. Para documentos de textos es recomendable una extensión máxima de cinco páginas de tamaño, equivaldría a dos pantallas de ordenador.

3. La tipografía: El documento ha de resultar legible, cuerpo 12, además se recomienda que las itálicas se utilicen con prudencia. También se ha de tener cuidado con los subrayados, porque pueden confundir al lector con los enlaces hipertexto.

4. El almacenamiento digital favorece al Gabinete, los contenidos acerca de la institución también serán archivados para que los usuarios puedan consultarlos en cualquier momento. Esta circunstancia se ha de tener en cuenta, no se pueden hacer promesas u ofrecer datos falsos que quedarán no sólo en el recuerdo del receptor.

5. La información se renueva, a diferencia de otros medios, el digital puede modificar sus contenidos en cualquier momento, por ello el Gabinete no tendría que esperar a una nueva edición para ver publicados los nuevos datos, especialmente cuando requiere de una difusión inmediata, por ejemplo en situación de crisis. Por ello portarán una estructura adecuada, cuando se reforma la información para actualizarla no tiene por qué cambiarse entera, sólo se variará la entradilla y el bloque inicial de texto, los datos que contextualizar el acontecimiento pueden permanecer, así como las fotos, infografías, vídeos o sonido.

6. El hipertexto. El Gabinete ha de sacar partido a esta estructura por lo que sus notas de prensa y convocatorias pueden contener enlaces tanto a otros datos como a la página web de la institución, aunque hay que saber dosificarlos. Los enlaces deben indicar siempre y de modo claro dónde se localizan hacia dónde nos dirigen. Estos van a permitir conectar con otras partes del mismo documento, se utilizará en tres ocasiones (Díaz, 215-216). Cuando es muy extenso y no sea posible fraccionarlos en varios documentos, es aconsejable colocar un índice al inicio del mismo. Se puede enlazar con otros documentos del mismo servidor, esto suelen ser los más frecuentes, han de permitir el retorno al texto inicial. Enlaces a servicios externos, en este caso se corre el riesgo que abandone nuestro servicio. Es importante que la institución busque en este último caso la conexión con su página web. Los contenidos que se le pueden dar a los documentos vinculados son variados: información, feedback, interpretación, contextualización, etc.

7. La internacionalidad de la red va a propiciar que la información difundida, acerca de la institución, llegue a todo el mundo.

8. El periodista digital trabaja desde una perspectiva multimedia, por ello se le ha de facilitar información a través de texto, imágenes y sonido. En relación a la imagen no han de superar los 50 k. Hay que tener presente que a mayor resolución mejor se verá pero más tardará en recibirse, por ello hay que buscar un equilibrio entre resolución y rapidez.

9. El periodista digital al trabajar para un medio cibernético también emplea un soporte digital para confeccionar su información por lo que el Gabinete tendrá que enviar los datos en este mismo soporte.

10. La red es interactiva, por lo que la información enviada por el Gabinete también podría promover el contacto con los ciudadanos, en los medios que lo permitan.

11. Generar confianza, evitando informaciones inexactas, anuncios prematuros, promesas imposibles, etc. (Villafañe, 1993, p.211).